Conseils pratiques pour organiser un concert

Organiser un évènement musical n’est pas un jeu d’enfant. Cela requiert du temps, de l’argent et surtout une organisation bien apprêtée. Les planifications de dernière minute sont à éviter. Préparez toujours plusieurs mois à l’avance pour avoir le temps de bien détailler le projet et commencer le travail.

Les procédures administratives

Comme tout projet évènementiel, il est nécessaire de respecter les démarches administratives relatives aux lieux ainsi qu’au personnel concerné. L’assurance ne doit pas être négligée dans tous les cas, que ce soit pour les participants, les publics, et même les matériels utilisés. Il ne faut pas oublier que vous serez tenu comme étant le premier responsable de tous les éventuels incidents qui pourront se produire. Si vous souhaitiez organiser un évènement de très grandes envergures, la recherche de partenariat sera aussi cruciale dans votre démarche. Il faut par contre être bien vigilent sur le choix des partenaires, car certains peuvent vous faire de la mauvaise publicité et anéantir votre projet. Faites vos choix en fonction de l’image que vous vouliez que votre évènement soit vu. Mais, pour que ces opérations puissent se faire facilement et rapidement, il est important que vous disposiez déjà toutes les cartes en mains : plan détaillé du projet, planification budgétaire (dépenses, recettes, etc.), les arguments que vous allez présenter auprès des futurs collaborateurs, … Et si vous souhaitez dédier un espace à la restauration, prenez connaissance des éventuelles licences dont vous pourriez avoir besoin.

Le jour J du concert

Lorsque le jour du concert est enfin arrivé, tous les membres de l’équipe devront déjà savoir les tâches qui leur sont confiées. La décoration de l’endroit où se déroule l’évènement doit déjà avoir été effectuée quelques jours ou quelques heures à l’avance. Pour ce qui est des prestations techniques et logistiques, préférez une collaboration avec des professionnels en la matière. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises. Maintenant que tout est bien en place et que votre salle est remplie, ne croyez pas pouvoir prendre une petite pause. Soyez toujours bien vigilent et attentif, car on n’est jamais bien à l’abri des imprévus.